اتوماسیون اداری | طراحی سایت

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری عبارت است از: متصل کردن اطلاعات کامپیوترهای موجود در یک سازمان به کمک شبکه و یا استفاده از یک برنامه نرم‌افزاری مشترک، تا انتقال اطلاعات، آمارها، نامه‌ها و مکاتبات و نیز دستورالعمل‌ها به‌صورت کاملاً یکپارچه و آسان انجام پذیرد و بدین ترتیب فرمولی جدید جهت طبقه‌بندی، تبادل، تنظیم و تصحیح اطلاعات درون‌سازمانی و تسریع بخشیدن به امر اجراء بدون نیاز به روش‌های دست‌وپاگیر و مرسوم اداری و با صرفه‌جوئی در زمان و مواداولیه مصرفی ایجاد شود.

حذف کاغذ از امور بایگانی و دفتری، رفع محدودیت فضا جهت بایگانی پرونده‌ها و ابزار آن مانند زونکن و پوشه، کاهش خطرات و مشکلات محیطی و آتش‌سوزی، افزایش ضریب امنیت در نگهداری از اطلاعات و پشتیبانی از امور اداری از تأثیرات به‌کارگیری اتوماسیون است.

اتوماسیون اداری مكانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و كارا بر مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از :

گردش الكترونیكی مكاتبات در سطح سازمان
جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده
پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان
حذف كاغذ از چرخه مكاتبات اداری
اعمال كنترل مناسب بر كاربران
ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات
بهبود ارتباطات درون سازمانی

مشكلات و معضلات

برخی از مهمترین مشكلات متعارف سازمانها كه ناشی از عدم بهره گیری مناسب از سیستم های اتوماسیون اداری می باشد عبارتند از :

عدم امكان اطلاع رسانی سریع و صحیح به كاركنان و مراجعان
زمان بر بودن دسترسی به اسناد و مكاتبات ذخیره شده
زمان بر بودن چرخه تولید ، توزیع و بایگانی اسناد
تا مناسب بودن سیستم كنترل و نظارت سازمان
عدم امكان پیگیری صحیح كارها

دستاوردهای بكارگیری

دستاوردهای بكارگیری سیستم های نوین اتوماسیون اداری :

امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان
کاهش فعالیت های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد و . . .
نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر, ایمنی بالا ومراجعه آسان
قابلیت تولید گزارش های مورد نیاز به همراه نمودارهای متعدد
کاهش کارهای مسئولان دفاتر, منشی ها, تایپیست ها
امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مكان و هر زمان
اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه بندی شده
دقت در انجام عملیات وثبت تمامی امور
حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها
ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
سهولت وسرعت در گردش عملیات
امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امكان دسترسی به آن

پیش نیازهای پیاده سازی

اعتقاد مدیریت ارشد سازمان به ضرورت ایجاد تحول در سازمان
شناخت وضع موجود گردش و نگهداری اسناد در سازمان
فراهم ساختن بستر ارتباطی و تجهیزات سخت افزاری
تهیه و تدوین متدولوژی استقرار سیستم
ارائه آموزش های پایه به كاربران

 

پذیرس انواع پروژه های  اتوم اسیون اداری

تعاریف و اطلاعات پایه

 

  • چارت سازمانی: ( تعریف چارت سازمان، تعریف واحدها، تعریف کاربران و حق دسترسی آنها، … )

  • امکان تعریف مشخصات سازمان

  • امکان تعریف انواع نامه

  • امکان تعريف اولویت های نامه

  • امکان تعریف انواع ارجاع نامه ها

  • امکان تعریف روشهای ارسال نامه

  • امکان تعریف اشخاص و شرکت های مرتبط

  • امكان ثبت كاربر و تعريف سطح دسترسي براي آنها

 

امکانات کاربردی

 

  • ثبت مشخصات نامه شامل : پيش شماره، تاريخ ثبت، پيرو نامه، شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده، فرستنده، نام تحويل دهنده، موضوع، ارجاع به، پيوست، نوع پيوست، فرم نامه، نوع نامه، اولويت نامه، فيزيک نامه، توضيحات و شماره بايگاني و پوشه های بایگانی

  • امکان ثبت سابقه نامه هاي وارده

  • قابلیت اصلاح اطلاعات نامه های وارده ثبت شده

  • قابلیت حذف اطلاعات نامه های ثبت شده

  • امکان دريافت نامه از اسکنر

  • الصاق تصاویر اسناد ضمیمه به نامه های وارده

  • امکان ارجاع بدون محدوديت نامه به کارتابل کاربران

  • ارجاع نامه بر اساس محل ارجاع ، نوع ارجاع و غیره

  • ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی

  • جستجوی اطلاعات وارده شده بر اساس تاریخ ، شماره سند و غیره

 

 

امکان ثبت و بایگانی نامه های صادره:

 

  • ثبت مشخصات نامه شامل: پيش شماره، تاريخ ثبت، پيرو نامه، نام اقدام کننده، نام امضا کننده، گيرنده نامه، موضوع، ارجاع به، رونوشت به، پيوست، نوع پيوست، فرم نامه، نوع نامه، اولويت نامه، فيزيک نامه، توضيحات، شماره و پوشه بايگاني

  • امکان چاپ فايل ضميمه نامه

  • امکان دريافت نامه از اسکنر

  • امکان الصاق تصاویر اسناد ضمیمه به نامه های صادره

  • قابلیت تایپ نامه صادره در محیط برنامه

  • قابلیت ثبت نامه تایپ شده برای همان نامه

  • ثبت بایگانی با عنوان و شماره بایگانی

  • قابلیت اصلاح اطلاعات نامه های صادره ثبت شده

  • قابلیت حذف اطلاعات نامه های ثبت شده

  • جستجوی اطلاعات وارده شده بر اساس تاریخ ، شماره سند و غیره

 

گزارش های سیستم
گزارش بایگانی:

 

  • امکان محدود کردن جستجو در محدوده زماني

  • جستجو بر اساس عنوان پوشه های بایگانی

  • امکان چاپ نتيجه جستجو

 

گزارش دبیرخانه:

 

  • امکان محدود کردن جستجو در محدوده زماني

  • امکان جستجو با انتخاب هرآيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه (پيش شماره، تاريخ ثبت، پيرو نامه، شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده ، کد فرستنده و نام فرستنده، نام تحويل دهنده، نام موضوع، ارجاع به، پيوست، نوع پيوست، فرم نامه، نوع نامه، اولويت نامه، فيزيک نامه، توضيحات و شماره بايگاني)

  • امکان چاپ نتيجه جستجو

  • امکان چاپ نتيجه جستجو با ريز گردش اداري نامه براي هر شماره نامه

 

گزارش گردش نامه ها:

 

  • امکان محدود کردن جستجو با بازه زماني

  • گزارش گردش اداري براي هر کاربر با عناوين:

  • دريافت کننده نامه: نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان ارجاع – وارده

  • دريافت کننده نامه: نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان رونوشت – صادره

  • دريافت کننده نامه: نامه هاي دريافتي از کارتابل کاربران

  • اقدام کننده نامه

  • گزارش گردش نامه

  • گزارش جزيات ثبت نامه

 

امکانات عمومی

 

  • امكان اتصال به انواع اسكنر هاي موجود در بازار

  • امكان تهيه نسخه پشتيباني از فايل هاي اطلاعاتي

  • قابليت ايميل کردن نامه ها

  • قابليت ارسال نامه ها به کاربران سيستم

 

درباره نویسنده

خرید vpn خرید vpn خرید vpn خرید vpn